Nuestras políticas ADO

Aeropuertos de Oriente S.A.S., es una sociedad compuesta por: Colombian Infrastructure Equity Fund, CIEF; EXI Cerpi Holding; y MIP Cerpi Holding.

Política para prevenir y administrar los riesgos asociados a eventuales circunstancias de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva

Para Aeropuertos de Oriente (en adelante ADO), en el ejercicio de su objeto social, y para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y reglamentarias, resulta de la mayor importancia, desplegar todos los mecanismos que considere convenientes o necesarios (debida diligencia) a efectos de prevenir que, en el desarrollo de sus diferentes actividades, éstas resulten en vehículos para la comisión de conductas tipificadas por la normatividad aplicable como LA/FT/FPADM; esto, a través de las relaciones con sus clientes, proveedores, empleados, administradores y/o accionistas.

Por lo anterior, la columna vertebral de la política de la ORGANIZACIÓN en la materia, consiste en contar con una estructura metodológica, operativa y organizacional, que le permita identificar la exposición al riego general, en el desarrollo de su objeto social, así como el riesgo que se deriva en cada relación con cada uno de los diversos agentes que se hacen partícipes de la operación de la ORGANIZACIÓN. La característica principal del sistema, es la necesidad de contar con instrumentos que privilegien la autorregulación flexible, propendiendo así por la seguridad de la ORGANIZACIÓN y la dinámica de su objeto social.

Lo anterior supone, la realización del procedimiento de identificación de los riesgos en materia de LA/FT/FPADM a los que estaría expuesta la ORGANIZACIÓN, su clasificación, y posterior medición; generando como producto, una matriz de riesgos generales para ADO. De este modo, ADO podrá tener un conocimiento de las fortalezas y debilidades con las que cuenta en la materia, y que le permita adoptar mecanismos para la administración y mitigación de los riesgos asociados a LA/FT/FPADM (Reputacional, jurídico, Operacional, Contagio etc.), sin perjuicio de su objeto social.

Así mismo, como parte del desarrollo continuo del procedimiento de identificación, clasificación y calificación de la exposición al riesgo general de ADO en las relaciones con clientes, proveedores, empleados y colaboradores, administradores, socios y accionistas, tal y como están identificados en los respectivos documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG), se procurará la evaluación de su exposición individual al riesgo de LA/FT/FPADM, mediante el uso del procedimiento y formatos dispuestos para ese propósito, los cuales, constituyen documentos controlados en los términos dispuestos por el SIG. Valga aclarar que, operativamente, en este documento se disponen los lineamientos generales de la ejecución de las funciones asociadas a la identificación, clasificación y evaluación de riesgos, sin perjuicio de las particularidades dispuestas en los formatos y/o formularios correspondientes.

De otra parte, tenemos que, el diseño, aprobación, desarrollo y veeduría del sistema LA/FT/FPADM de la ORGANIZACIÓN, se encuentra en cabeza de la Alta Gerencia, sin perjuicio del apoyo y/o delegación que pueda hacer en otras áreas o procesos (p.e. designación del Oficial de Cumplimiento), con el propósito de contar con un sistema coherente con la realidad, necesidad, y estructura de la ORGANIZACIÓN. Los administradores (junta directiva) y demás tomadores de decisiones de la organización (Procesos Críticos tal y como se definen en el manual de LA/FT/FPADM de la organización), desempeñan un papel central en razón a la incidencia que tiene su actuar en la exposición del riesgo de la ORGANIZACIÓN; por ese motivo, el elemento estructural de la política se centra en ellos sin que ello exima al resto de la organización de dar cabal cumplimiento a la política en materia de LA/FT/FPADM; en otras palabras, la política resulta aplicable a todas las personas que sostengan cualquier clase de relación con ADO.

El papel central de los Procesos Críticos de cara aI sistema LA/FT/FPADM de ADO, consiste fundamentalmente en, la ejecución de las actividades materiales que procuren la información o insumos necesarios para la toma de decisiones e implementación de los controles y demás medidas dispuestas en la normatividad vigente (p.e. reporte ante las autoridades) por parte de la Alta Gerencia. Dichas actividades deberán procurarse antes de entablarse cualquier relación de cualquier naturaleza con un agente externo a la ORGANIZACIÓN, así como con aquellos agentes con quienes en la actualidad ADO mantiene alguna clase de relación civil, comercial, laboral, corporativa u otra.

La realización de las actividades materiales se ejecutará bajo los lineamientos metodologías del sistema incluidos en este documento y en los formularios y estudios correspondientes que se adelantan con clientes, proveedores, empleados, administradores etc., y deberán tener en especial consideración la información suministrada por el cliente, proveedor, empleado, socio etc. así como aquella que se considere necesario recolectar de otras fuentes (p.e. BASC, Centrales de Riesgo etc.).

No obstante lo anterior, tal y como se ha reiterado hasta este punto, la política en materia de LA/FT/FPADM es aplicable a toda persona , y en general a toda Contraparte vinculada con la ORGANIZACIÓN en el marco de sus funciones, competencias y relación, por lo que a pesar de no intervenir directamente en los procedimientos y/o mecanismos para la identificación clasificación, calificación, administración y/o mitigación del riesgo, es obligación de toda persona vinculada y Contraparte, proceder con ética, transparencia, y en cumplimiento de sus obligaciones legales y constitucionales, lo que implica no solo sensibilizarse sobre los riesgos asociados a las conductas de LA/FT/FPADM, sino igualmente, informar a la Alta Gerencia y/o a sus delegados, cualquier circunstancia que genere duda sobre una situación de LA/FT/FPADM. Para ese propósito, la ORGANIZACIÓN cumple con su obligación de hacer campañas y/o capacitaciones de sensibilización, mínimo una vez al año, que permitan generar la conciencia de evitar situaciones asociadas a LA/FT/FPADM, así como del conocimiento de la política de la ORGANIZACIÓN sobre el particular.

La información recaudada a partir de los procedimientos dispuestos para determinar los niveles de exposición al riesgo (matriz general de riesgos y evaluación del perfil de riesgo del agente (cliente, proveedor, empleado etc.)) será analizada por la Alta Gerencia, quien es la instancia competente al interior de la ORGANIZACIÓN para la toma de las decisiones que considere convenientes (incluyendo excepciones a la aplicación de procedimientos) teniendo en cuenta cada una de las políticas de la ORGANIZACIÓN incluyendo esta, lo que no obsta para dar cumplimiento a las obligaciones frente a las autoridades sobre la materia, tales como pero sin limitarse a, los reportes o avisos del caso.

Tanto el procedimiento de identificación de los riesgos en materia de LA/FT/FPADM como la implementación de los procedimientos o actividades materiales respecto del sistema LA/FT/FPADM de la ORGANIZACIÓN será revisado cada dos (2) años a efectos de reflejar la real exposición al riesgo que tiene la ORGANIZACIÓN, y en consecuencia, identificar si existe o no la necesidad de contar con nuevos mecanismos de control o debida diligencia. Sobre los asociados de negocio que por cualquier vía reporten una exposición inminente a riesgo de LA/FT/FPADM, la Alta Gerencia tomará las determinaciones del caso respetando la política aquí establecida privilegiando el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable.

Así las cosas, sin perjuicio de lo ya dispuesto, para el desarrollo de la presente política se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos a saber:

Evitar cualquier relación de cualquier naturaleza con personas con quienes se tengan dudas razonables de exposición alta a riesgo LA/FT/FPADM (p.e a través de reportes en listas LA/FT/FPADM (P.E OFAC). (Aplicación de los procedimientos de evaluación del perfil de riesgo).
Se tendrá como elemento indicativo de posibles conductas que generen dudas razonables de exposición al riego LA/FT/FPADM, las identificadas por la Unidad de Información de Análisis Financiero (UIAF), que se anexan a este documento.
En los eventos en los que cualquier agente con quien se tenga algún vínculo de cualquier naturaleza que se encuentren reportados en listas, o se identifique un riesgo alto de LA/FT/FPADM, se procurará la terminación de las relaciones vigentes a la brevedad posible. Lo anterior, sin perjuicio de los reportes ante las autoridades competentes.
En cualquier tipo de relación, sea ésta con proveedores, clientes, empleados, accionistas, administradores u otros (incluso si se trata de entidades que por normatividad se encuentran obligadas a contar con un sistema de LA/FT/FPADM o son vigiladas por autoridad competente), deberá procurarse contar con personas de reconocida reputación y/o trayectoria en el sector.
No se tendrán relaciones comerciales o de otra índole con personas domiciliadas en alguna de las jurisdicciones consideradas como paraíso fiscal (salvo se disponga otra cosa en cada caso y teniendo en cuenta las necesidades de la organización asumiendo los controles que se consideren convenientes o pertinentes). En esos eventos, en los que se trate de relaciones con personas extranjeras, se verificará puntualmente junto con el área jurídica de la ORGANIZACIÓN, a fin de incorporar esa circunstancia en la evaluación que se haga por parte de la Alta Gerencia sobre la relación con dicho agente.
La ORGANIZACIÓN debe contar con la estructura organizacional y operativa que le permita identificar, controlar, actualizar (auditar), socializar y capacitar a la organización (en las instancias competentes) sobre el sistema LA/FT/FPADM con el que cuenta. Para ese propósito, la Alta gerencia podrá delegar la función de cumplimiento en alguna de las áreas de la organización, quien deberá velar por el estricto cumplimiento del sistema LA/FT/FPADM y la normatividad aplicable.

La política es de obligatorio cumplimiento para la ORGANIZACIÓN, y en igual modo, es aplicable a cada uno de los procesos en los términos y condiciones que se establecen en el sistema (clientes, proveedores, accionistas, empleados, administradores). Cualquier excepción deberá ser previamente aprobada por la Alta Gerencia.

Toda la información asociada al sistema LA/FT/FPADM de la ORGANIZACIÓN tiene el carácter reservado y se dará tratamiento a la misma dando estricto cumplimiento a las normas sobre datos personales (incluyendo la política con la que cuenta la ORGANIZACIÓN), confidencialidad, información reservada o privilegiada etc.
La transgresión o desatención de la política, se considera como una falta gravísima en los términos del reglamento interno de trabajo de la ORGANIZACIÓN, sin perjuicio de las demás acciones que se deban o puedan adelantar ante las autoridades competentes.
En materia contractual, también debe señalarse como causal de terminación anticipada sin derecho a indemnización a la parte culpable del incumplimiento de la presente Política, así como los demás Manuales, Procedimientos y Directrices de la ORGANIZACIÓN en materia de prevención, gestión y control de los riesgos de LA/FT/FPADM y riesgos asociados. La ORGANIZACIÓN incluirá dentro de sus contratos una cláusula relacionada con el obligatorio cumplimiento de lo dispuesto en el Sistema, así como una cláusula de terminación anticipada en caso de incumplimiento.
En consonancia con lo dispuesto en el SIG de la ORGANIZACIÓN, deberá procurarse por parte de la Alta Gerencia o de quien ésta delegue, la revisión y/o actualización del marco jurídico aplicable en materia de LA/FT/FPADM.

1.1.1 Destinatarios de la política

La política de la ORGANIZACIÓN en materia de LA/FT/FPADM resulta aplicable a todos aquellos con quienes se tenga una relación civil, comercial, laboral, corporativa u otra. En ese entendido, es responsabilidad personalísima de cada asociado, propender por el respeto y cumplimiento de la política en materia de LA/FT/FPADM, y en general, del sistema con el que cuenta la ORGANIZACIÓN.

Sin perjuicio de lo anterior, tal y como se ha señalado, el sistema LA/FT/FPADM de la ORGANIZACIÓN tiene un enfoque especial sobre los procesos que resultan críticos, y que en razón de sus actividades y responsabilidades, tienen un contacto más cercano con la exposición al riesgo de LA/FT/FPADM, y en igual modo, suponen procesos que se consideran tomadores de decisiones. Así las cosas, el sistema y la política de la ORGANIZACIÓN presta especial atención a las actividades desarrolladas por los siguientes procesos:

Las actividades y/o responsabilidades de cada uno de ellos se describen en las correspondientes caracterizaciones de proceso que hacen parte de los documentos incluidos en el SIG. Dichas actividades son las que se toman como marco de referencia a fin de identificar la exposición al riesgo y su posterior evaluación tal y como pasamos a describir.

1.2

Para efectos de cualquier comunicación referente a la política LA/FT/FPADM de la ORGANIZACIÓN, incluyendo peticiones, quejas, reclamos, y/o reportes, puede remitirse la información a la Calle 91 # 11 – 29 piso 7 de la ciudad de Bogotá o al correo electrónico nelson.rodriguez@aerooriente.com.co